Proformas y cotizaciones en Ecuador: qué son y cómo usarlas antes de facturar

Un cliente te pide "mándame un precio" antes de decidirse a comprar. Si lo que le envías es una factura, acabas de generar un comprobante tributario por una venta que todavía no existe — con todo lo que eso implica ante el SRI si al final no te compra. Para ese momento existe un documento distinto: la proforma o cotización.

Qué es una proforma (o cotización) y en qué se diferencia de una factura

Una proforma (también llamada cotización) es una propuesta de venta: detalla productos, cantidades, precios y condiciones, pero no es un comprobante tributario. No se transmite al SRI, no genera obligación de declarar IVA, y no es una venta hasta que el cliente la acepta y tú emites el documento que corresponde.

La diferencia clave con una factura:

Cuándo usar una proforma en vez de facturar directo

• El cliente todavía está decidiendo y quiere comparar precios antes de comprometerse.
• El pedido requiere aprobación interna del lado del cliente (compras corporativas, licitaciones, presupuestos que necesitan luz verde de alguien más).
• Vas a entregar en el futuro, no en el momento, y quieres dejar fijado un precio mientras se confirma el pedido.
• El monto o las condiciones aún pueden cambiar — cantidad, descuento, forma de pago — y no quieres generar (y luego corregir) un comprobante tributario por algo que todavía no es definitivo.

Qué debe incluir una buena proforma

No hay un formato único exigido por el SRI (porque no es un comprobante tributario), pero una proforma completa y profesional incluye:

• Datos de tu negocio y del cliente.
• Detalle de productos o servicios, cantidades y precios unitarios.
• Subtotal, IVA referencial (aunque no se declare, es útil mostrarlo) y total.
• Fecha de vigencia — hasta cuándo ese precio sigue siendo válido. Sin esto, un cliente puede volver meses después exigiendo un precio que ya no aplica.
• Condiciones de pago y de entrega.

Cómo convertir una proforma en factura cuando el cliente acepta

El flujo correcto es: el cliente aprueba la proforma → tú confirmas el pedido → ahí recién emites la factura electrónica con los datos ya definidos (que, si tu sistema lo permite, debería poder generarse directo desde la proforma aceptada, sin volver a digitar el detalle). Es en ese momento, no antes, cuando nace la obligación tributaria.

El error más común: facturar antes de tener el pedido confirmado

Pasa cuando alguien, por apuro o por costumbre, emite la factura directamente en vez de la proforma — y luego el cliente cambia de cantidad, pide descuento, o simplemente no compra. El resultado es un comprobante tributario que ya transmitiste al SRI por una venta que no se concretó como se facturó, obligándote a anular o corregir con una nota de crédito. Es un trámite evitable si desde el inicio usas el documento correcto para cada momento del proceso.

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Preguntas frecuentes

¿Una proforma tiene algún valor legal?

No es un comprobante tributario, pero sí puede tener valor como respaldo de una oferta comercial (precio y condiciones ofrecidas en una fecha determinada), especialmente si el cliente la aceptó por escrito.

¿Puedo cobrar un anticipo con solo una proforma?

Sí, pero ese anticipo, al momento de recibirlo, normalmente sí requiere la emisión del comprobante tributario correspondiente (factura) por el valor cobrado, según cómo manejes tu facturación. Si tienes dudas sobre un caso puntual, consúltalo con tu contador.

¿Cuánto tiempo debería durar la vigencia de una proforma?

Depende del tipo de negocio y de qué tan volátiles sean tus costos — desde unos días hasta 30 días es común. Lo importante es que la fecha de vigencia quede explícita, no implícita.

¿Todos los planes de facturación permiten hacer proformas?

Revisa qué incluye tu plan: en FacServis, proformas y cotizaciones están disponibles desde el plan más básico. Compara los planes aquí.

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